Gratis
Misschien is dat wel de reden dat wij ongeveer een keer per jaar een sympathiek project, liefst in onze thuisstad Leiden, bureaubreed ondersteunen met een echt snelle, journalistieke productie. Gratis, omdat je juist dan het onderste uit de kan kunt halen. Als er geen geld, is, ga je er ook niet over nadenken. Dit keer maakten we met een aantal vrijwilligers vanuit onze eigen organisatie samen met studenten een krant voor het Leids Film Festival. Een betrekkelijk klein, gemoedelijk en licht studentikoos filmfestival. Zestig smarthouse films die over negen locaties in zes dagen tijd vertoond worden. Vorig jaar telde de organisatie twintigduizend bezoeken.

Basisvormgeving
We zochten bewust de druk op van een krantenredactie en regelden daarom niet al te veel vooraf. De enige echte afspraak die we hadden, was met een aantal Leidse universitaire studenten (Nieuwe Media en Journalistiek), studenten aan de Hogeschool (Communicatie) en eigen mensen van Maters & Hermsen. De ploeg bestond altijd wel uit een journalist of tien. Verder hadden we met een drukker de keiharde afspraak om om twaalf uur ’s nachts aan te leveren (wat overigens maar één keer lukte). We hadden bovendien een basisvormgeving gemaakt, waarin- zo was de illusie- we in één soepele beweging tekst en beeld konden laten lopen.

Distributie op het station
Iedere ochtend stond om half zeven een distributieploeg van de festivalorganisatie klaar om de krant luid roepend uit te delen in de stationshal van Leiden CS. Waarom daar? Omdat we denken dat werkenden een grote doelgroep van het festival zijn: in Leiden wonen en met de trein naar ministeries, uitvoeringsinstanties en grote bedrijven als KPN en  KLM. Ook voor veel creatieven geldt iets soortgelijks: wonen in Leiden, werken bij bureaus in Amsterdam of Rotterdam. Deze mensen moesten de bioscoopzalen in verleid worden.

Chaotisch
De productie van de krant verliep aanvankelijk wat chaotisch. Om een voorbeeld te noemen: na de creatieve uitbarsting in de redactievergadering moesten alle daar gemaakte plannen en afspraken nog worden vastgelegd in een plank, terwijl de journalisten en vormgevers al aan het werk waren. Door de enorme drive van alle vrijwilligers kwamen er altijd gelijk alternatieven op tafel als een plan niet door kon gaan. Bleek een beoogd hoogleraar niet bereikbaar, dan verzonnen we gelijk een andere invalshoek voor een ander onderwerp. Waren er geen fotografen omdat die al andere afspraken in hun agenda hadden of betaald wilden krijgen terwijl het een vrijwilligersinitiatief was, dan stapten we zelf op de fiets om plaatjes in de stad te schieten.

Respect voor vormgevers
Misschien gaat mijn grootste respect nog wel uit naar de vormgevers, die vaak net wat te laat of ongecoördineerd tekst en beeld aangeleverd kregen. Dachten we eerst dat we met één goede vormgever uitkwamen, na de eerste dag was al duidelijk: dat moeten er minimaal twee zijn. Een programmapagina kun je immers mooi op tijd maken, maar voor een afterparty geldt dat niet. En als dan ook nog ineens een fotoreportage van een eighties-party niet zoveel zin heeft omdat bezoekers zich niet in fluorescerend groene en oranje leggings hebben gestoken, dan moet on the spot iets anders verzonnen worden, wat altijd leidt tot vertraging in de vormgeving. De vormgevers zakten niet om elf uur ’s avonds in, zodra alle materiaal eenmaal eindgeredigeerd en wel binnen was, maar riepen juist vol adrenaline: ‘Jongens, waar blijft de foto voor de rubriek “rij 11, stoel 7”?’ , of ‘Ik moet die tekst voor dat interview hebben. Nú!’

Spanning en humor
Als het dan eenmaal elf uur geweest was, klonken geen toetsenborden meer, maar schoven alleen nog de stylussen driftig heen en weer op onze afdeling Beeld & Vorm. De printer draaide dan overuren: eenmaal opgemaakte pagina’s kregen een kritische beschouwing van de eind- en hoofdredactie. De correctors vochten om de aandacht van de vormgevers, die ook nog bezig waren om de laatste rubrieken vorm te geven. Spanning dus. Ook veel humor trouwens, want we geloofden er allemaal heilig in, zeker toen de kop er eenmaal af was na de eerste editie.

Wat werkt en wat niet
De krant groeide met de dag. We gingen beter gepland werken bijvoorbeeld: na de redactievergadering wisten de eindredacteuren al vrij snel hoe laat er een pagina van hun hand verwacht werd bij de vormgevers. We voelden steeds beter aan wat werkte, en wat niet. En de studenten, die vaak nog nooit een echt journalistieke tekst hadden gemaakt, wisten steeds beter wat precies van ze verwacht werd, welke toon ze moesten aanslaan in interviews, bij het maken van afspraken en in de uiteindelijke tekstschrijverij.

Een ommetje
De krant heeft z’n werk gedaan. Op het station liepen steeds meer mensen een ommetje om een vers exemplaar op te pikken en kregen de distribuerende vrijwilligers luidkeels complimenten voor het moois dat dit voor de stad betekende. Van de tweeduizend exemplaren die dagelijks werden gedrukt werd drievierde op het station uitgedeeld, en vond de rest gretig aftrek op de locaties zelf. Aandachtig zaten mensen erin te lezen voor aanvang van hun voorstelling, en discussieerden ze over artikelen en stellingen die erin naar voren werden gebracht. De zaterdagedities ten slotte, werd niet op het station, maar op de Leidse weekmarkt en op de centrale winkelstraat verspreid. In een oplage van drieduizend exemplaren, en niet met acht, maar met twaalf pagina’s. Het duurde daar soms even voordat passanten doorhadden dat dit geen evangelisatie, politieke partij of harde marketing was. Maar als ze eenmaal een exemplaar in handen hadden, kreeg de organisatie ook uit de hoek van de winkelende Leidenaar alle lof toegezwaaid.

Afkickverschijnselen
Het is nu maandag, en we hebben allemaal last van afkickverschijnselen. We evalueren binnenkort hoe we krant en festival nog beter op elkaar kunnen laten aansluiten, hoe we de digitale nieuwsvoorziening en de papieren editie beter op elkaar kunnen afstemmen. Dat soort zaken. Na een eerste keer weet je hoe het balletje rolt, en dat helpt bij de voorbereiding van een volgende editie. Inmiddels hebben meer Leidse festivals hun interesse getoond. Logisch, want het effect van een journalistieke festivalkrant heeft zich hier in volle omvang getoond.

‘Wij doen niet moeilijk’
Toch houden we het voorlopig maar even op dit festival, de enthousiaste organisatie van dit festival heeft ons immers de vrije hand gegeven, en hun motto ‘wij doen niet moeilijk’ werkt nu eenmaal heel inspirerend als je op vrijwillige basis een krant wilt maken. Dat gemoedelijke, daar gaan wij als bureau blijkbaar hard van werken. Aardig om te melden nog:dit jaar is het aantal bezoeken gestegen met 25%, naar 25 duizend. Of dat door de krant komt kan niemand met zekerheid zeggen, maar invloed heeft hij zeker gehad.

De cijfers
Zoals gezegd deden wij en alle studenten dit pro bono. Alleen de drukker en een externe vormgever werden betaald. Mocht je zelf ooit een plan in die richting hebben, dan zijn de volgende kengetallen per editie misschien handig:
- 50 uur eind- en hoofdredactie
- 16 uur vormgeving (basisvormgeving was er dus al)
- 6 uur operationele ondersteuning (zorgen voor perskaarten, catering, ict etc.)
- 48 uur journalistiek werk
- Catering 10 euro per persoon
- € 1.300,- voor de druk van de krant van acht pagina’s A3

Let op: zorg voor een pro-actieve distributieploeg en voldoende marketingfuzz rondom de krant (bijvoorbeeld via Twitter), dat stuwt je krant naar grote hoogten.

Meer weten? Kijk dan op www.leidsfilmfestival.nl Daar staan de kranten ook in PDF.